Teams, Sharepoint en Onedrive. Wat gebruik je waarvoor?

Een document opslaan, delen of samen bewerken. Dat kan in Teams, SharePoint én OneDrive. Maar welke plek kies je? En maakt dat eigenlijk iets uit? 

In deze blog zetten we de belangrijkste verschillen voor je op een rij. 

OneDrive opslag voor je eigen bestanden

Allereerst OneDrive: dit is jouw persoonlijke opslagruimte binnen Microsoft 365. Hier bewaar je bestanden waar je zelf aan werkt en die je niet met de rest van de organisatie hoeft te delen. Denk bijvoorbeeld aan een eerste opzet voor een presentatie, persoonlijke aantekeningen of een document dat je nog aan het uitwerken bent.

Je kunt bestanden vanuit OneDrive eenvoudig delen met collega’s. Maar daar zit ook meteen een aandachtspunt. De bestanden blijven namelijk gekoppeld aan jouw persoonlijke account. Ga je uit dienst? Dan kunnen deze bestanden verloren gaan als je ze niet op tijd overdraagt aan een andere collega.

Kortom, wanneer gebruik je OneDrive?

• Voor documenten waar je zelf aan werkt;
• Voor persoonlijke werkbestanden en concepten;
• Voor bestanden die je tijdelijk met iemand wilt delen.

Ons advies: gebruik OneDrive als je persoonlijke werkruimte, niet als centrale opslagplaats voor documenten die belangrijk zijn voor de hele organisatie.

SharePoint voor bestanden van de organisatie

Waar OneDrive draait om de opslag van jouw eigen bestanden, draait het bij SharePoint om bestanden die je samen met collega’s deelt.

In SharePoint kun je documenten centraal opslaan, ordenen en toegankelijk maken voor de juiste medewerkers. Bijvoorbeeld in een documentenbibliotheek voor een afdeling, project of team.

De bestanden zijn niet afhankelijk van één medewerker. Ook als iemand uit dienst gaat, blijven de documenten beschikbaar voor collega’s met de juiste toegangsrechten.

Bovendien kun je SharePoint voor meer gebruiken dan alleen documentenopslag. Je kunt er bijvoorbeeld een intranet mee maken, waarop medewerkers nieuws, procedures en andere belangrijke informatie vinden.

Kortom, wanneer gebruik je SharePoint?

• Voor documenten die meerdere collega’s nodig hebben;
• Voor afdelings- en projectdocumentatie;
• Voor beleid, werkinstructies en procedures;
• Voor een intranet of centrale kennisomgeving.

Ons advies: is een document belangrijk voor een afdeling, project of organisatie? Sla het dan op in SharePoint.

Teams voor samenwerken en communiceren

Microsoft Teams gebruik je vooral om met collega’s samen te werken. je kunt er chatten, vergaderen, bellen en bestanden uitwisselen.

Wat veel mensen niet weten, is dat Teams zelf niet de centrale opslagplaats voor je documenten is. De bestanden die je in een standaardkanaal van een team plaatst, worden namelijk opgeslagen in SharePoint. Deel je een bestand in een privéchat? Dan wordt het doorgaans opgeslagen in de OneDrive van degene die het bestand deelt.

Teams is dus vooral de plek waar je samenwerkt, terwijl OneDrive en SharePoint op de achtergrond zorgen voor de opslag.

Kortom, wanneer gebruik je Teams?

• Voor overleg en communicatie met collega’s;
• Voor samenwerken binnen een project of afdeling;
• Voor het bespreken en gezamenlijk bewerken van documenten;
• Voor het snel delen van informatie.

Ons advies: gebruik Teams als centrale plek om samen te werken. Maar denk goed na over waar je bestanden uiteindelijk thuishoren.

Alles begint bij het maken van duidelijke afspraken

Microsoft 365 biedt genoeg mogelijkheden om informatie overzichtelijk op te slaan en samen te werken. Toch zien we dat organisaties daar in de praktijk niet altijd optimaal gebruik van maken.

Dat komt lang niet altijd door de techniek. Vaak ontbreken duidelijke afspraken. Waar slaan we documenten op? Wie krijgt toegang? Wanneer is een document persoonlijk en wanneer hoort het bij de organisatie? En hoe zorgen we dat iedereen op dezelfde manier werkt?

Zonder die afspraken ontstaat er al snel een chaotische structuur van mappen, Teams-kanalen en bestanden. En dan maakt het weinig uit hoe goed de technologie werkt.

Bij Bruis kijken we daarom verder dan alleen de inrichting van Microsoft 365. We denken mee over hoe medewerkers samenwerken, informatie organiseren en welke afspraken daarbij helpen. Want een goed ingerichte digitale werkomgeving moet het werk makkelijker maken. Niet ingewikkelder…