De voordelen van Identity & Access Management (IAM) in de zorg

In de zorg is er continu beweging. Nieuwe collega’s komen binnen, anderen groeien door naar een nieuwe functie en soms nemen mensen afscheid. Deze instroom, doorstroom en uitstroom van personeel is voor veel zorginstellingen een flinke uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat iedereen vanaf dag één goed kan landen, zonder dat HR, IT en facilitair overspoeld raken door administratief werk? En hoe waarborg je de veiligheid van je systemen als iemand vertrekt?

Het antwoord ligt in Identity & Access Management (IAM), het automatiseren van je medewerkersstromen. Zo krijgen jouw mensen precies de toegang en middelen die ze nodig hebben, passend bij hun functie.

De uitdagingen van personeelswisselingen in de zorg

Wie in de zorg werkt, heeft het vast wel eens meegemaakt: een nieuwe collega staat klaar om te beginnen. HR heeft het onboardingsproces netjes in gang gezet, IT regelt accounts en rechten en de facilitaire dienst zorgt voor kleding en een toegangspas. Alles lijkt tot in de puntjes voorbereid, tot die eerste werkdag aanbreekt… Het wachtwoord blijkt niet te werken, de pas ligt nog bij de receptie en toegang tot het patiëntendossier ontbreekt…

Op het eerste gezicht lijkt dit misschien een klein ongemak, maar voor een nieuwe medewerker voelt het meteen als een valse start.

Het omgekeerde geldt bij offboarding: medewerkers vertrekken, maar accounts blijven soms nog wekenlang openstaan. Mailboxen en systemen blijven toegankelijk, licenties lopen onnodig door en toegangspassen verdwijnen in een lade. Dat kost geld, maar belangrijker: het brengt risico’s mee voor privacy en informatiebeveiliging. Zeker in de zorg kan een datalek grote gevolgen hebben.

Hoe een IAM-oplossing dit makkelijker maakt

Met een IAM-oplossing zoals HelloID kan je de medewerkersstromen binnen jouw organisatie volledig automatiseren. En daar heb je als zorgorganisatie bij zowel de instroom, doorstroom als uitstroom van zorgpersoneel direct profijt van:

• Instroom (onboarding): het systeem maakt de juiste accounts aan, koppelt de bijbehorende toegangsrechten en zorgt voor een automatische e-mail naar bijvoorbeeld de facilitaire dienst om bedrijfskleding klaar te leggen. Een nieuwe verpleegkundige heeft dus vanaf dag één toegang tot gegevens als patiëntendossiers, roosters en medicatielijsten, terwijl een nieuwe medewerker op de administratie meteen bij de juiste financiële applicaties kan. Alle accounts en rechten zijn afgestemd op de functie of afdeling.
• Doorstroom (functiewijziging): verandert een medewerker van functie, dan past IAM de rechten daarop aan. Zo krijgt iemand alleen toegang tot wat relevant is voor de nieuwe rol en verdwijnt de oude toegang direct.
• Uitstroom (offboarding): wanneer iemand vertrekt, worden accounts en rechten automatisch ingetrokken. Data wordt veilig overgedragen en er blijven geen verborgen achterdeuren open.

Wat het zorgorganisaties oplevert

Het mooie van IAM is dat de voordelen direct merkbaar zijn in de praktijk:

• Nieuwe medewerkers krijgen een warm welkom. Hun spullen zijn klaar, hun accounts werken en hun toegang klopt. Dat geeft vertrouwen en zorgt dat ze zich sneller thuis voelen.
• Dat maakt dat ze direct productief vanaf dag één.
• Afdelingen als HR, IT en facilitair zijn minder tijd kwijt aan handmatige processen en kunnen zich richten op andere werkzaamheden.
• Als organisatie bespaar je kosten doordat licenties direct worden opgeheven.
• Niemand krijgt te veel of te weinig toegang. Gevoelige gegevens zijn goed beschermd.
• IAM helpt zorgorganisaties te voldoen aan de BIO, ISO27001, NEN 7510 en de AVG/GDPR.

De basis voor IAM is key

Natuurlijk vraagt een geautomatiseerd systeem wel om een goede investering aan de voorkant. Het werkt alleen optimaal als je start vanuit een goede basis. Dat begint bijvoorbeeld bij het opstellen van een uitgebreide functieautorisatiematrix: daarin leg je vast wie welke toegang krijgt, op welk moment en onder welke voorwaarden. Dit klinkt misschien als veel werk, maar het betaalt zich dubbel en dwars terug. Heb je de basis niet goed op orde, dan kan een IAM-systeem fouten veroorzaken, zoals het verstrekken van de verkeerde toegang. Investeer je daarentegen eenmalig slim in de inrichting, dan werkt het systeem als een betrouwbare motor die instroom, doorstroom en uitstroom van zorgpersoneel, snel en foutloos laat verlopen.

Wil je weten hoe jouw organisatie IAM kan inzetten? Of zoek je een IT-partner die je helpt bij de complete inrichting van een IAM met HelloID? Neem gerust contact met ons op. Het lijkt ons leuk om vrijblijvend kennis te maken!