Een digitaal noodpakket voor de zorg: voorbereid zijn als systemen uitvallen

De zorg leunt steeds meer op digitale systemen. Maar wat gebeurt er als die systemen plotseling langdurig uitvallen door een storing of cyberaanval?

Volgens cyberexpertisecentrum Z-CERT is het belangrijk dat zorgorganisaties zich ook op dat scenario voorbereiden. In het jaarlijkse rapport Cybersecurity voor de zorg adviseren zij daarom om een digitaal noodpakket klaar te hebben liggen.

Als technologie even niet beschikbaar is

Dat advies komt niet uit de lucht vallen. In Nederland krijgen we steeds vaker te maken met verstoringen waardoor digitale systemen kunnen uitvallen. Denk aan een cyberaanval, een stroomstoring, een probleem bij een softwareleverancier of een netwerk dat volledig uitvalt. Soms zijn deze problemen snel te verhelpen, maar herstel kan ook veel langer duren.

Juist in deze situaties blijkt hoe belangrijk voorbereiding is. Digitale veiligheid gaat namelijk verder dan alleen goede beveiliging. Het gaat ook over voorbereid zijn op momenten waarop systemen tijdelijk niet beschikbaar zijn.

Een digitaal noodpakket geeft houvast

Daar komt het digitale noodpakket in beeld. Je kunt het vergelijken met een noodpakket dat mensen thuis hebben voor onverwachte situaties. Je hoopt het nooit nodig te hebben, maar het is geruststellend dat het er is wanneer dat nodig blijkt.

Volgens Z-CERT komt het voor zorgorganisaties neer op een set praktische afspraken en informatie die je meteen kunt gebruiken als systemen uitvallen. Zowel digitaal als op papier. Denk bijvoorbeeld aan:

• Belangrijke contactgegevens van interne teams en leveranciers;
• Duidelijke incidentprocedures en escalatieroutes;
• Alternatieve werkprocessen wanneer systemen niet werken;
• Afspraken met leveranciers en samenwerkingspartners (wie doet wat en is waar verantwoordelijk voor);
• Overige cruciale informatie die offline beschikbaar moet zijn.

Meer dan een set met afspraken

Wat ons betreft is een digitaal noodpakket meer dan een lijst met afspraken. Het helpt je ook om inzicht te krijgen in hoe systemen met elkaar verbonden zijn en welke onderdelen echt cruciaal zijn voor je organisatie. En minstens zo belangrijk: wat gebeurt er als zo’n onderdeel uitvalt? Welke risico’s brengt dat met zich mee? Als je dat vooraf helder hebt, kun je op het moment zelf sneller en gerichter handelen.

Kijk ook verder dan alleen het oplossen van de storing. Wat gebeurt er daarna? Als er tijdelijk op papier of via alternatieve werkwijzen is gewerkt, moet die informatie weer netjes terug het systeem in. Dat vraagt om duidelijke keuzes: welke informatie is leidend, wie doet wat en hoe controleer je of alles klopt? Zonder die afspraken ontstaat er al snel verwarring. Door ook deze fase mee te nemen in je noodpakket, voorkom je dat het herstelproces zelf weer nieuwe problemen veroorzaakt.

Maak het noodpakket onderdeel van de organisatie

Een digitaal noodpakket heeft pas echt waarde als mensen weten dat het er is en hoe ze het moeten gebruiken. Het hoort geen document te zijn dat ergens opgeslagen staat en alleen tijdens een crisis wordt geopend. Zie het liever als iets dat meebeweegt met de organisatie en regelmatig wordt aangescherpt.

Daarom is het belangrijk om het noodpakket af en toe tegen het licht te houden en bij te werken. Oefenen helpt daar ook bij. Door crisisscenario’s samen door te lopen, wordt snel duidelijk waar het nog wringt of onduidelijk is. Zo blijft het niet alleen actueel, maar ook praktisch inzetbaar wanneer het nodig is.

Samen werken aan digitale weerbaarheid

De digitalisering van de zorg zal de komende jaren alleen maar verder toenemen. Daarmee groeit ook het belang van goede voorbereiding op situaties waarin technologie tijdelijk niet werkt.

Bij Bruis werken we dagelijks met zorgorganisaties en goede doelen die afhankelijk zijn van betrouwbare IT. We weten hoe belangrijk het is dat systemen blijven werken. Tegelijk weten we ook dat technologie nooit volledig voorspelbaar is. Daarom denken we graag mee over hoe jouw organisatie zich kan voorbereiden op verschillende scenario’s.

Benieuwd hoe jouw organisatie digitaal weerbaarder kan worden? Neem gerust contact op met Bruis. We denken graag met je mee.