Moeiteloos een geschikte datum plannen? Deze slimme Outlook-functie helpt je verder

Een afspraak plannen met externen kost vaak veel tijd. Zeker als meerdere agenda’s samen moeten komen. Voor je het weet beland je in een lange mailwisseling met verschillende partijen. Gelukkig heeft Outlook daar een slimme oplossing voor: ‘Planningspeiling’. Met deze functie stuur je eenvoudig meerdere datumopties tegelijk naar alle deelnemers, waarna zij zelf aangeven wat het beste uitkomt.

Waarom de planningspeiling rust geeft

Veel organisaties gebruiken Outlook iedere dag, maar kennen deze functie nog niet. Dat is eigenlijk best zonde. Zeker binnen zorgorganisaties en goede doelen, waar agenda’s vaak vol zitten en samenwerken met externe partijen dagelijkse praktijk is.

Met een planningspeiling hoef je niet meer handmatig beschikbaarheid uit te vragen. Outlook verzamelt automatisch alle reacties en laat direct zien welke datum en welk tijdstip het beste passen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook een hoop losse mailtjes en onduidelijkheid.

Bovendien werkt het heel laagdrempelig. Deelnemers hoeven geen ingewikkelde systemen te gebruiken en reageren eenvoudig via de uitnodiging die ze ontvangen.

Zo maak je een planningspeiling

Gebruik je de klassieke versie van Outlook? Dan maak je eenvoudig een planningspeiling aan via een nieuwe vergadering.

Volg hiervoor deze stappen:

• Open Outlook en maak een nieuwe vergadering aan
• Voeg alle deelnemers toe
• Klik in het tabblad ‘Vergadering’ op ‘Planningspeiling’
• Selecteer de duur van de vergadering
• Klik op elke voorgestelde tijd die je wilt opnemen in de poll. Je kunt tijden op meerdere dagen kiezen
• Klik op ‘Volgende’
• Voeg een locatie of Teams-vergadering toe
• Verstuur de uitnodiging

De deelnemers ontvangen daarna automatisch een uitnodiging waarin zij hun voorkeur kunnen aangeven.

Werk je met de nieuwe Outlook? Dan werkt het nét iets anders, maar nog steeds heel eenvoudig. Dit zijn de stappen:

• Open Outlook en maak een nieuwe e-mail aan
• Voeg de ontvangers toe
• Klik in het tabblad ‘Invoegen’ op ‘Planningspeiling’
• Selecteer de duur van de vergadering
• Klik op elke voorgestelde tijd die je wilt opnemen in de poll. Je kunt tijden op meerdere dagen kiezen
• Klik op ‘Volgende’
• Voeg een locatie of Teams-vergadering toe
• Verstuur de uitnodiging

Afbeelding 1: Planningspeiling in Outlook

Outlook verwerkt daarna alle reacties in één handig overzicht. Zodra alle deelnemers hebben gereageerd, plan je op basis van de uitkomsten direct een vergadering in.

Afbeelding 2: Uitkomsten van de planningspeiling 

Slimmer werken begint vaak met kleine functies

Veel organisaties gebruiken Microsoft 365 iedere dag, maar benutten slechts een klein deel van de mogelijkheden. Dat is zonde. Want juist dit soort slimme functies besparen ongemerkt veel tijd.

Bij Bruis kijken we daarom niet alleen naar techniek, maar vooral naar hoe IT jouw organisatie makkelijker maakt. Soms zit de grootste winst niet in grote veranderingen, maar juist in kleine verbeteringen van dagelijkse processen.

Benieuwd hoe jouw zorgorganisatie of goede doel slimmer kan samenwerken met Microsoft 365? We denken graag met je mee. Neem gerust contact op met Bruis voor een vrijblijvende kennismaking.