Remote werken vanuit het buitenland: 8 tips om risico’s beheersbaar te houden

Steeds meer medewerkers hebben de wens om tijdelijk vanuit het buitenland werken. Dat klinkt aantrekkelijk, maar voor organisaties brengt het ook extra beveiligingsrisico’s met zich mee. Deze risico’s zijn meestal niet helemaal te voorkomen. Maar met duidelijke kaders, goede voorbereiding en heldere instructies kun je als organisatie wél zorgen dat medewerkers zo veilig mogelijk hun werk doen. De acht praktische tips uit deze blog helpen je daarbij.

1. Stel duidelijke kaders voor werken vanuit het buitenland

In sommige landen zijn cyberrisico’s groter of gelden andere regels rondom privacy en dataverkeer. Begin daarom met het vastleggen van duidelijke afspraken. Bepaal als organisatie vanuit welke landen medewerkers wel of geen toegang krijgen tot de IT-omgeving van de organisatie.

Leg daarnaast vast onder welke voorwaarden medewerkers vanuit het buitenland mogen werken. Door hier vooraf duidelijkheid over te geven, voorkom je dat medewerkers zelf moeten inschatten wat wel of niet veilig is.

2. Laat medewerkers alleen werken op beheerde apparaten

Sta medewerkers alleen toe om te werken op laptops die door de organisatie zijn uitgegeven en beheerd. Zo behoud je controle over:

• Beveiligingsinstellingen
• Updates
• Monitoring
• Toegangsbeheer

Inloggen op werksystemen via privéapparaten vergroot de kans op beveiligingsrisico’s. Hetzelfde geldt voor het gebruik van USB-sticks: deze raken gemakkelijk kwijt of kunnen worden meegenomen, waardoor data kan uitlekken.

3. Controleer vooraf waar data wordt opgeslagen

Controleer voordat medewerkers op reis gaan of belangrijke bestanden veilig worden opgeslagen, bijvoorbeeld in de cloud of op een server van de organisatie.

Als een laptop tijdens de reis verloren gaat of wordt gestolen, blijft de data zo beschikbaar en behoudt de organisatie toegang tot belangrijke informatie.

4. Zorg dat apparaten volledig zijn bijgewerkt

Voer vooraf een controle uit op het apparaat van de medewerker. Zorg dat het besturingssysteem en alle applicaties volledig zijn bijgewerkt.

Laptops zonder recente updates kunnen kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen, omdat bekende beveiligingslekken nog niet zijn gedicht.

5. Verplicht extra beveiliging op accounts

Controleer of belangrijke accounts goed zijn beveiligd. Gebruik bij voorkeur Multi Factor Authenticatie of, nog beter, een passkey. Zelfs als een aanvaller het wachtwoord dan onderschept, kunnen cybercriminelen niet zomaar toegang krijgen tot accounts.

6. Beperk risico’s van openbare wifi

In het buitenland maken medewerkers mogelijk gebruik van wifi-netwerken in hotels, cafés of luchthavens. Als organisatie heb je weinig zicht op de beveiliging van deze netwerken.

Beperk daarom de risico’s door duidelijke richtlijnen te geven. Stel bijvoorbeeld het gebruik van een VPN verplicht bij verbinding met openbare netwerken of kies ervoor om medewerkers alleen via mobiele data met internet te laten verbinden. Instrueer medewerkers daarnaast om geen gebruik te maken van openbare of gedeelde computers voor werkactiviteiten.

7. Wijs medewerkers op fysieke risico’s

Niet alle risico’s zijn digitaal. Tijdens een reis neemt ook de kans toe dat apparatuur kwijtraakt of wordt gestolen. Medewerkers nemen hun laptop bijvoorbeeld mee in hun bagage, gebruiken hem op een terras of laten hem achter in een hotelkamer.

Maak medewerkers daarom bewust van een aantal eenvoudige, maar belangrijke voorzorgsmaatregelen:

• Laat laptops nooit onbeheerd achter
• Werk met gevoelige informatie alleen in een veilige omgeving
  Zorg dat anderen niet kunnen meekijken op het scherm

Veel beveiligingsincidenten ontstaan juist door korte momenten van onoplettendheid.

8. Plan een controle na terugkomst

Wanneer medewerkers terugkomen van hun reis, is het verstandig om een korte veiligheidscontrole uit te voeren.

Laat bijvoorbeeld:

• Een volledige antivirus- en malwarescan uitvoeren
• Alle beschikbare updates installeren
• In sommige gevallen gebruikte wachtwoorden wijzigen. Vooral wanneer er twijfel bestaat over de veiligheid van de netwerken waarmee is verbonden

Vraag medewerkers daarnaast om verdachte activiteiten of incidenten altijd te melden bij de IT-afdeling.

Zorg dat je IT klaar is voor werken over de grens

Werken vanuit het buitenland blijft altijd een risico. Met duidelijke afspraken, goede voorbereiding en bewustwording bij medewerkers kun je als organisatie wel zorgen dat dit risico beter beheersbaar blijft.

Bij Bruis helpen we zorgorganisaties en goede doelen om hun digitale werkplek veilig en toekomstbestendig in te richten. Denk aan veilige toegang tot systemen, goed apparaatbeheer en duidelijke richtlijnen voor werken op afstand.

Wil je weten hoe jouw organisatie kan omgaan met werken vanuit het buitenland? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.