Veilig mailen voor goede doelen: het kan écht eenvoudiger

Goede doelen werken dagelijks met gevoelige informatie zoals gegevens van donateurs, medewerkers en financiële dossiers. Dat vraagt om zorgvuldige en veilige communicatie. Toch ervaren veel medewerkers veilig mailen juist als iets ingewikkelds. De verschillende oplossingen bieden wel veiligheid, maar zorgen ook voor extra kosten, extra handelingen en soms zelfs frustratie.

Bij Bruis vroegen we ons daarom af: kan veilig mailen voor goede doelen niet gewoon met de middelen die ze al hebben? In deze blog leggen we veilig mailen binnen Microsoft verder uit.

Veilig mailen in de dagelijkse praktijk

Bij veel goede doelen zijn tools zoals Zivver of andere externe oplossingen inmiddels ingeburgerd. Ze zijn ooit aangeschaft met de beste intenties: om communicatie te beveiligen en te voldoen aan wet- en regelgeving. Maar wat ooit begon als een goede oplossing, blijkt in de praktijk vaak een bron van frustratie. Extra inlogmethodes, portals en ingewikkelde stappen maken het werk vaak lastiger in plaats van makkelijker.

En precies daar ontstaat een risico. Want als iets te omslachtig voelt, zoeken mensen automatisch naar een snellere manier om hun werk te doen. Tools worden omzeild en je beveiliging verzwakt zonder dat je het meteen doorhebt. Dat is natuurlijk niet het effect dat je als organisatie wil bereiken.

De basis van veilig mailen

Wat niet elke organisatie weet, is dat Microsoft 365 Business Premium standaard beschikt over sterke beveiligingsfuncties voor veilig mailen. Daarom zijn wij ervan overtuigd dat Microsoft voor goede doelen voldoende beveiliging kan bieden om veilig te mailen, mits het goed wordt ingesteld door de IT-beheerder.

Om te beginnen is het belangrijk dat je de basisinstellingen van je e-mail goed inricht:

• Activeer Multi-Factor Authenticatie (MFA) voor extra beveiliging bij het inloggen.
• Stel DNSSEC, SPF, DKIM, DMARC en MTA-STS in om misbruik en spoofing te voorkomen.
• Gebruik TLS (Transport Layer Security) zodat Microsoft e-mails alleen via vertrouwde servers verzendt. TLS controleert automatisch of de e-mail op de juiste plek terechtkomt en of de ontvangende server te vertrouwen is. Jij merkt daar niets van, maar je mail wordt veilig verzonden.

Beveiliging met gevoeligheidslabels

Microsoft 365 maakt het bovendien eenvoudig om e-mails te beveiligen met gevoeligheidslabels. Denk aan labels als ‘Alleen intern’, ‘Vertrouwelijk’ of ‘Zeer vertrouwelijk’. Als IT-beheerder bepaal je welke regels er aan elk label zijn verbonden. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat een e-mail met het label ‘Zeer vertrouwelijk’ niet kan worden doorgestuurd, gedownload of gekopieerd.

In de praktijk werkt dit voor medewerkers van goede doelen eenvoudig: zij kiezen in Outlook alleen het juiste label. De bijbehorende beveiliging zorgt vervolgens automatisch voor de rest.

Microsoft Purview Message Encryption

Wil je nog een stap verder gaan? Dan kan je met een extra licentie ‘Microsoft Purview Message Encryption’ inschakelen. Hiermee kun je e-mails versturen met een uitgebreidere vorm van versleuteling. Het systeem kan bijvoorbeeld automatisch gevoelige informatie herkennen en de e-mail direct versleutelen. Ook extra opties, zoals het versturen van een toegangscode om de e-mail te kunnen lezen, zijn mogelijk. Veel mensen denken dat dit alleen met externe tools als Zivver kan, maar Microsoft biedt dit gemak ook mits de juiste licentie aanwezig is.

Veilig mailen hoeft niet ingewikkeld te zijn

Veilig mailen is onmisbaar voor elke organisatie die vertrouwelijke gegevens verwerkt. Maar het hoeft geen gedoe te zijn. Door Microsoft 365 goed in te richten, werk je veilig én efficiënt zonder dat je afhankelijk bent van een extra partij. Neem gerust eens contact op met Bruis om de mogelijkheden te bespreken. We laten je zien hoe eenvoudig veilig mailen kan zijn zonder extra tools en zonder frustratie.