Waarom een RFP onmisbaar is bij het kiezen van een nieuwe IT-partner in de zorg of non-profit

Voor veel zorgorganisaties en goede doelen voelt het idee om van IT-partner te wisselen vaak groots en ingewikkeld. Je moet weloverwogen keuzes maken, offertes vergelijken en zorgen dat alles soepel in elkaar overloopt. Gelukkig kan een goed opgestelde Request for Proposal (RFP) je hierbij helpen. Het is niet alleen een formeel document, maar een strategisch hulpmiddel dat overzicht en rust brengt voor zowel jullie organisatie als jouw potentiële IT-partner.

Wat is een RFP en waarom is het zo belangrijk?

Een RFP is een document dat je inzet zodra je op zoek gaat naar een nieuwe IT-partner. Het beschrijft wie jullie organisatie is, wat jullie doen, welke ondersteuning jullie nodig hebben en welke resultaten jullie verwachten. Het doel van een RFP is om op een gestructureerde en overzichtelijke manier offertes van verschillende IT-leveranciers te verzamelen. Zo wordt het vergelijken van voorstellen een stuk eenvoudiger en kunnen jullie weloverwogen keuzes maken.

Een goed opgestelde RFP zorgt er bovendien voor dat leveranciers precies begrijpen wat jullie nodig hebben. Dat verkleint het risico op misverstanden of afwijkingen tijdens de uitvoering en vergroot de kans dat het eindresultaat echt aansluit bij jullie verwachtingen.

Je kunt een RFP ook zien als een referentiedocument dat gedurende het hele traject gebruikt wordt: van de selectie van de leverancier tot de implementatie en uiteindelijke oplevering. Het biedt houvast en zorgt ervoor dat zowel jullie team als de IT-partner dezelfde kaders en afspraken voor ogen hebben.

De valkuilen van een RFP

In de praktijk merken we dat RFP’s niet altijd volledig of up-to-date zijn. Het komt regelmatig voor dat er een oud document uit de kast wordt gehaald of dat een voorbeeld van een andere organisatie wordt aangepast. Dit kan leiden tot verwarring: tegenstrijdigheden, onduidelijkheden en ontbrekende informatie zorgen ervoor dat leveranciers een verkeerd beeld krijgen van jullie behoeften. Het gevolg is dat de ontvangen offertes niet goed aansluiten bij wat jullie zoeken en dat het gevoel ontstaat dat een IT-partner jullie organisatie niet volledig begrijpt.

Daarnaast kan een onvolledige RFP het selectieproces vertragen, omdat er extra uitleg en bijsturing nodig is om alles op één lijn te krijgen. Een actuele en zorgvuldig opgestelde RFP voorkomt dit en legt meteen een solide basis voor een succesvolle samenwerking.

Wat hoort er in een RFP?

Een RFP geeft een potentiële IT-partner een duidelijk beeld van hoe jullie organisatie werkt en wat jullie nodig hebben. Op basis daarvan kunnen zij een maatwerk offerte opstellen.

Het is belangrijk om in het RFP in ieder geval het volgende op te nemen:

• Introductie: Vertel wie jullie zijn, waar jullie voor staan en wat jullie doelen zijn. Zo krijgt de partner meteen inzicht in jullie kernwaarden en prioriteiten.
• De uitvraag: Leg uit welke diensten of oplossingen jullie zoeken, hoe het selectieproces verloopt en onder welke voorwaarden de samenwerking zal plaatsvinden.
• Huidige situatie: Beschrijf de bestaande IT-omgeving zoals netwerken, systemen, applicaties, werkplekken en apparaten. Geef daarbij aan welke systemen en applicaties bedrijfskritisch zijn en hoeveel mensen ermee werken. Dit helpt de partner om jullie context goed te begrijpen.
• Gewenste situatie: Schets hoe jullie ideale IT-omgeving eruitziet inclusief werkprocessen, samenwerking en gewenste gebruikersondersteuning.
• Transitie en documentatie: Vraag de IT-partner om te beschrijven hoe hij de overgang naar de nieuwe omgeving voor zich ziet en welke stappen hij daarvoor voorstelt. Geef ook een lijst van documenten die je graag van hem ontvangt. Denk aan een concept Raamovereenkomst, Service Level Agreement, Diensten- en productencatalogus of documenten over financiële afspraken.
• Eisen aan de leverancier: Beschrijf de gewenste kwalificaties zoals certificeringen, ervaring en bewijs van kwaliteit, zodat duidelijk is aan welke criteria een partner moet voldoen.

Door een zo volledig en gedetailleerd mogelijke RFP te delen, vergroot je de kans op een kwalitatief sterk voorstel dat echt aansluit bij jullie behoeften.

Jouw kompas voor een succesvolle IT-keuze

Een RFP is veel meer dan een administratief document. Het is een strategisch hulpmiddel dat je helpt om weloverwogen keuzes te maken en met vertrouwen de volgende stap te zetten.

Bij Bruis hebben we speciaal voor zorgorganisaties en goede doelen een voorbeeld van een concept RFP ontwikkeld. Dit document helpt je bij het opstellen van je eigen RFP en geeft houvast gedurende het hele traject. Wil je het ontvangen? Stuur dan een mailtje naar hallo@bruis.it en we sturen het vrijblijvend naar je toe.