Waarom een SharePoint-migratie meer is dan bestanden verplaatsen

Je bent klaar voor SharePoint. De beslissing is genomen en de overstap staat gepland. Maar hoe zorg je ervoor dat je nieuwe omgeving ook echt beter werkt dan de oude?

In deze blog lees je welke valkuilen je tegenkomt en hoe je die voorkomt.

De valkuilen van overstappen zonder plan

Veel organisaties stappen over naar SharePoint om beter samen te werken en informatie makkelijker te vinden. Toch zien we migraties regelmatig eindigen met een SharePoint-omgeving die net zo chaotisch is als de oude netwerkschijf.

Dat komt vaak doordat organisaties onbewust dezelfde fouten meenemen uit hun oude werkwijze. Twee veelvoorkomende valkuilen zijn:

1. Het één-op-één kopiëren van de bestaande mappenstructuur. Hoewel dit logisch lijkt, werkt SharePoint fundamenteel anders dan een netwerkschijf. Je migreert dan niet alleen je bestanden, maar ook alle overbodige en verouderde informatie die zich in de loop der jaren heeft opgebouwd.
2. Het klakkeloos overnemen van toegangsrechten. Rechten groeien vaak ongecontroleerd en zijn na verloop van tijd niet meer actueel. Dit leidt er bijvoorbeeld toe dat medewerkers toegang hebben tot informatie die niet voor hen bedoeld is of juist niet bij documenten kunnen die ze dagelijks nodig hebben.

Het goede nieuws is dat deze valkuilen met de juiste voorbereiding eenvoudig te voorkomen zijn.

Hoe pak je een SharePoint inrichting goed aan?

Voordat je bestanden verplaatst, is het belangrijk om eerst een paar vragen te beantwoorden. Denk aan:

• Welke afdelingen en teams zijn er binnen de organisatie?
• Welke teams werken regelmatig met elkaar samen?
• Welke soorten documenten gebruiken zij in hun werk?
• Welke informatie is vertrouwelijk of gevoelig?
• Wie heeft toegang nodig tot welke informatie?

Met deze antwoorden bouw je een structuur die past bij hoe mensen nu werken. Niet bij hoe dat tien jaar geleden ging.

Een handig hulpmiddel daarbij is een autorisatiematrix. Daarin leg je per rol of functie vast wie toegang heeft tot welke informatie. Zo blijft het beheer overzichtelijk, ook als medewerkers van functie veranderen.

Best practices voor een succesvolle SharePoint migratie

Wil je goed van start met SharePoint? Deze tips helpen je op weg.

1. Begin met de structuur, niet met de techniek: Denk eerst na over hoe teams samenwerken en waar informatie logisch thuishoort. Pas daarna verplaats je bestanden.
2. Werk met rollen, niet met individuele rechten: Koppel toegangsrechten aan functies of teams. Zo hoef je rechten niet per persoon in te stellen en blijft het beheer eenvoudig.
3. Houd de structuur eenvoudig: Gebruik zo min mogelijk map lagen. Hoe eenvoudiger de structuur, hoe sneller mensen vinden wat ze zoeken.
4. Maak duidelijke afspraken: Spreek af waar documenten worden opgeslagen, wie verantwoordelijk is voor welke informatie en wie nieuwe mappen mag aanmaken.
5. Ruim op vóór de migratie: Neem niet alles mee. Verwijder oude of dubbele bestanden vooraf, zodat je begint met een schone omgeving.
6. Leg rechten vast in een autorisatiematrix: Bepaal per rol welke informatie toegankelijk is. Dat voorkomt onduidelijkheid en verkleint beveiligingsrisico’s.

Maak van SharePoint een krachtig samenwerkingsplatform

SharePoint kan organisaties enorm helpen om beter samen te werken en informatie veilig te beheren. Maar alleen wanneer het platform goed is ingericht. Door vooraf na te denken over structuur, rechten en samenwerking, bouw je een omgeving die wél werkt voor je organisatie.

Bij Bruis helpen we zorgorganisaties en goede doelen dagelijks bij het slim inrichten van hun IT omgeving. Ook bij SharePoint migraties denken we graag met je mee.

Wil je weten hoe je voorkomt dat je SharePoint niet inzet zoals het bedoeld is? Neem gerust contact op met Bruis. We denken graag met je mee!