Automatisering van medewerkersstromen bij TSN zorg

Net als veel andere thuiszorgorganisaties had TSN te maken met een constante in-, door- en uitstroom van medewerkers. Om deze processen sneller en foutloos te laten verlopen, besloot TSN de stap naar automatisering te zetten. Samen met IT-partner Bruis werd een oplossing ontwikkeld die niet alleen de administratieve last verlichtte, maar ook zorgde voor een vlotte en zorgvuldige onboarding van nieuwe medewerkers.

Efficiëntere instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers

“Voorheen moesten we bij elke nieuwe medewerker veel handmatige mutaties doorvoeren” legt Danny, teammanager informatiemanagement, uit. “Dit vergrootte niet alleen de werkdruk, maar ook de kans op fouten. Als er een fout werd gemaakt, moesten we die later herstellen, wat extra werk met zich meebracht.”

Om deze problemen te vermijden, besloot TSN samen met Bruis de instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen te automatiseren. De eerste stap was het opstellen van een gedetailleerde functieautorisatiematrix. “Dat was best een uitdaging” geeft Danny aan. “We moesten ineens nadenken over zaken waar we eerder niet bij stilstonden. Gelukkig gaf Bruis de nodige ondersteuning en advies om het proces goed te begeleiden.”

Maatwerkoplossing met HelloID

Met behulp van Tools4Ever en hun software HelloID, werd er een plan gemaakt. “Ik was positief verrast door hoe Bruis en Tools4Ever met ons meedachten” vertelt Danny. “Ze stonden open voor maatwerkoplossingen en gaven ons als organisatie de controle over onze IT.”

De voordelen van de automatisering zijn inmiddels duidelijk. “Het proces is nu niet alleen sneller, maar ook foutloos. Medewerkers kunnen vanaf dag één meteen aan de slag en wij kunnen de processen gemakkelijker doorlopen. Bovendien is alles voor de ondersteunende afdelingen van TSN overzichtelijker geworden” licht Danny toe. “We kunnen nu vanuit één platform alle benodigde accounts voor een medewerker in één keer aanmaken. Functieprofielen blijven altijd up-to-date en tijdens auditcontroles kunnen we eenvoudig aantonen dat we voldoen aan wet- en regelgeving. Dit geeft ons meer zekerheid.”

Een IT-partner voor de lange termijn

Terugkijkend op de samenwerking is Danny tevreden. “Bruis denkt proactief mee en kijkt specifiek naar wat wij als thuiszorgorganisatie nodig hebben. We zien ze niet alleen als IT-leverancier, maar als een partner voor de lange termijn. Ze betrekken ons bij nieuwe ontwikkelingen en weten precies wat onze organisatie nodig heeft. En hebben we iets met spoed nodig, dan komen ze snel in beweging.”

Voordat TSN de overstap naar Bruis maakte, zaten ze bij een grote IT-partij die alles voor hen regelde. Danny: “Bruis is daarentegen een stuk kleiner, maar juist die persoonlijke benadering, hun kennis van deze zorgmarkt en problemen waar we tegenaanlopen sprak ons aan. Daarnaast vonden we het belangrijk om te kiezen voor een partij uit de omgeving van Groningen.”

De samenwerking tussen TSN en Bruis gaat dan ook verder dan alleen de automatisering van medewerkersstromen. Bruis heeft eerder de moderne werkplek voor TSN ingericht, met onder andere Microsoft 365 en een nieuw intranet. Ook biedt Bruis dagelijks ondersteuning voor de eindgebruikers. Danny: “Het is prettig dat onze medewerkers dagelijks bij jullie terechtkunnen met hun vragen. Maar ook voor ons als IT-afdeling is dat fijn. Lopen we vast, dan hebben we altijd een partij achter de hand die met ons meekijkt.”

Digitalisering in de toekomst

TSN heeft al plannen voor verdere digitalisering. “We zijn bezig ons IT-landschap verder te optimaliseren. Binnenkort gaan onze medewerkers in de woon- en thuiszorg werken met smartphones en Bruis helpt ons bij het inrichten van de juiste functionaliteiten en profielen” legt Danny uit. “Daarnaast werken we aan de NEN7510-certificering. Het is fijn dat we nu al een IT-partner hebben die deze certificering kent en voldoet aan de eisen.”